Estrutura e Competências (Gabinete)

ASSISTÊNCIA DO GABINETE DA REITORIA

OBJETIVO

A Assistência à Chefia de Gabinete tem como missão prestar apoio administrativo e técnico às demandas do Gabinete da Reitoria. É responsável pela gestão e acompanhamento de processos e expedientes, assegurando a adequada tramitação, a conformidade documental e o encaminhamento às unidades competentes. Compete-lhe, ainda, subsidiar a tomada de decisões por meio da elaboração de minutas de atos administrativos, da prestação de informações a órgãos de controle e do apoio às demandas judiciais. Também atua na redação de normas institucionais, no encaminhamento de consultas jurídicas, na gestão de auxílios financeiros discentes e na execução de rotinas administrativas.

ATRIBUIÇÕES

1. Atendimento às solicitações dos órgãos de controle externo e interno

Recepção, análise preliminar, identificação da unidade detentora das informações requeridas, e resposta às requisições oriundas de órgãos de controle externo (CGU, TCU, Ministério Público, Ministério Público do Trabalho), assegurando o cumprimento dos prazos estabelecidos e a adequada prestação de informações.

Acompanhamento das recomendações da auditoria interna no sistema EAud.

2. Atendimento às demandas judiciais

Acompanhamento, identificação da unidade detentora das informações requeridas e revisão dos subsídios técnicos e administrativos às demandas provenientes do Poder Judiciário.

Prestação de orientação às Pró-Reitorias, Superintendências e demais unidades administrativas da UFRB quanto ao adequado fornecimento de informações e subsídios de natureza fática e jurídica, destinados à instrução de processos judiciais em que a Universidade figure como parte, seja na condição de pólo ativo ou passivo.

3. Elaboração de minutas de decisões administrativas

Produção de minutas de atos decisórios em processos administrativos diversos, abrangendo:

Processos Administrativos Disciplinares (PAD) de servidores;

Processos disciplinares de natureza discente;

Aplicação de penalidades a empresas contratadas;

Processos administrativos de natureza variada, conforme a competência da Reitoria.

4. Encaminhamento de consultas à Procuradoria Jurídica (PROJUR)

Preparação e formalização de expedientes contendo consultas jurídicas, instruídos com as informações e documentos necessários para subsidiar a análise da PROJUR.

5. Encaminhamento de processos de pagamento de auxílio financeiro discente

Abertura de processos relacionados ao pagamento de auxílios financeiros destinados a discentes, com recursos da fonte de custeio, incluindo verificação documental, emissão de despachos e encaminhamento às áreas competentes para execução orçamentária e financeira.

6. Elaboração de normas institucionais

Redação e revisão de minutas de resoluções, portarias, instruções normativas e demais atos normativos, sempre que demandado pela Reitoria, garantindo adequação normativa, clareza e conformidade com a legislação vigente.

7. Rotinas administrativas gerais

Elaboração de despachos administrativos, ofícios e memorandos;

Redação, resposta e acompanhamento de e-mails institucionais, assegurando o pronto atendimento às demandas encaminhadas ao Gabinete;

Registro, acompanhamento e encaminhamento das demandas recebidas via email;

Apoio às atividades de organização interna do Gabinete.

Auxilia unidades no preenchimento de cadastro institucional em sistemas de concessão de bolsas e similares, nos quais a UFRB deve possuir perfil institucional, a exemplo do SISGON/FINEP, COREMU, SISTEMA DE CONVÊNIOS DO BNB, ETC.

SECRETARIA GERAL DO GABINETE DA REITORIA

OBJETIVO

Prover suporte técnico e administrativo ao Gabinete da Reitoria, assegurando o processamento eficiente de documentos, a gestão de processos e a elaboração de atos normativos, garantindo a transparência, confiabilidade e agilidade das atividades executivas da alta administração.

ATRIBUIÇÕES

1.Emissão de Ofícios, Portarias e Memorandos Eletrônicos;

2. Elaborar despachos decisórios relacionados ao afastamento de servidor (a), pagamentos e concessão de diárias e/ou passagens e encaminhamento de processos (Acordo de Cooperação, celebração de Termos Aditivos, Pregão Eletrônico, etc) para análise e  emissão de parecer da Procuradoria Jurídica;

3. Responder ao email institucional, orientando e fornecendo informações requisitadas por servidores e encaminhamento de demandas à autoridade competente.

4. Receber e tratar de processos encaminhados ao(a) Reitor(a), informando aos interessados a sua tramitação, bem como efetuar a distribuição de expediente;

5. Organizar e manter atualizada as publicações, documentos e correspondências relativas às atividades desempenhadas na Secretaria Geral;

6. Controlar o recebimento, guarda, distribuição e controle de materiais e equipamentos do Gabinete;

7. Executar os pedidos de aquisição de mobiliário e de equipamentos do gabinete da Reitoria;

8. Cadastrar (via SIPAC) requisição de manutenção predial e/ou bens permanentes da reitoria e unidades vinculadas;

9. Requisitar materiais de consumo para uso na Secretaria Geral ou Unidades vinculadas;

10. Recebimento e encaminhamento de documentos digitais para coleta de assinatura da autoridade competente;

11. Organizar e manter os arquivos da Secretaria Geral e Reitoria;

12. Recebimento de correspondências, convites e mandados de segurança encaminhados à autoridade superior.

NÚCLEO DE APOIO TÉCNICO DO GABINETE – NUATEC

OBJETIVO

O Núcleo de Apoio Técnico do Gabinete (NUATEC) tem como objetivo oferecer suporte técnico-administrativo qualificado às atividades do Gabinete da Reitoria da UFRB, assegurando a gestão eficiente dos atos normativos, a tramitação organizada de processos, a comunicação institucional adequada e a consolidação das informações oficiais, contribuindo para a transparência, padronização e agilidade na tomada de decisões da alta administração.

 ATRIBUIÇÕES

1. Gestão de Atos Normativos e Boletim de Serviços

• Analisar, consolidar e publicar o Boletim de Serviços do Gabinete/Reitoria;
• Registrar e controlar todos os atos normativos (portarias, resoluções, instruções normativas)

2. Protocolo e Tramitação Documental

• Receber e encaminhar processos eletrônicos, observando prazos legais;
• Controlar o andamento dos processos eletrônicos no sistema e garantir retorno às áreas envolvidas.

3. Apoio na Elaboração de Documentos Oficiais

• Produzir e revisar minutas de portarias, ofícios, instruções normativas e relatórios técnicos;
• Elaborar despachos administrativos.

4. Controle de Agenda e Compromissos Institucionais

• Organizar a agenda oficial do Chefe de Gabinete;
• Agendar reuniões, audiências, viagens e eventos institucionais.
• E-agendas CGU

5. Comunicação e Relações Institucionais

• Intermediar a comunicação interna e externa, assegurando divulgação adequada de atos e decisões;
• Apoiar a articulação com outras unidades da UFRB e parceiros externos.

6. Suporte Técnico-Administrativo Especializado

• Responder e-mails, prestar atendimento ao público (presencial, virtual ou telefônico);
• Realizar reuniões com setores internos para esclarecimentos sobre processos.

7. Auxílio ao Chefe de Gabinete

• Assessorar o Chefe de Gabinete em rotinas administrativas, atuando como multiplicador técnico para elaboração de normas e documentos oficiais.