Solicitações de Divulgação - Vamos falar sobre prazo? (Ascom/CCS)
Informamos que o servidor Anderson Maia está de Licença para Capacitação (Mestrado), por esta razão, as demandas devem ser enviadas exclusivamente para o email do setor: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. com antecedência mínima para realização da divulgação descrita a seguir:
- 5 dias úteis para a divulgação: solicitações com criação de cards e/ou texto/legenda;
- 3 dias úteis para a divulgação: solicitações sem criação de cards e/ou texto/legenda;
- 3 dias úteis para a atualização de sites: para substituição de nomes e arquivos;
- 3 dias úteis para a lançamento de edital: envolve criação de card + conversão do edital em notícia + publicização em todos os meios;
- Atendimento dentro do mesmo dia: publicação de etapas de editais. Exemplo: Homologação de inscrições. Importante observar no planejamento do cronograma do edital se a solicitação não extrapolará o horário administrativo.
Para facilitar o entendimento acerca da utilização dos serviços de divulgação prestados pela ASCOM seguem orientações:
Qualquer divulgação que pretende alcançar o seu público-alvo deve ser feita com planejamento e antecedência. Para os casos de evento de extensão, por exemplo, onde a própria Proexec solicita uma antecedência mínima em relação à data da ação, a Comissão Organizadora do evento deve incluir no seu planejamento de atividades e Subcomissões o ponto Divulgação.
Cards não nascem prontos, por mais que tenhamos ferramentas online e até geradores de textos com bases em inteligência artificial, como o tão agora falado ChatGPT. Eles precisam de ajustes, adaptações bem como obedecer a uma fila de demanda organizada por ordem de chegada.
A cada solicitação que chega uma série de ações precisam serem tomadas, a saber:
1 – Fazer a triagem das demandas. Editais de processos seletivos tem prioridade em relação às demais solicitações, pois seu cronograma está posto no edital e deve ser cumprido. Então após a análise se não há solicitações de Edital prioritárias, é aberto o primeiro e-mail de solicitação pelo critério de ordem de chegada;
2 – Feita a triagem, é aberto site de design digital de cards (plataforma mais utilizada é o Canva);
3 – Inicia então o processo de criação com escolha do template (a cara do card), com seleção de paleta de cores, fontes e ajuste desse template/layout para a necessidade específica daquela solicitação;
4 – São inseridas as informações como título, palestrante, data de inscrição, logo e outras de acordo com o perfil da solicitação;
5 – Concluída a confecção do card, ele então é baixado;
6 – Abre-se o site do CCS (versão administrador).
7 – É feito o envio/upload do card para o site;
8 – No site, é aberto um artigo/notícia sobre o evento/prosel e;
9 – É redigido um texto e/ou legenda sobre o mesmo e inserida o card no corpo da notícia;
10 – É hora de fazer a divulgação no Instagram. Acessa-se o site do CCS e baixa o card e o texto elaborado anteriormente;
11 – Abre o Instagram e posta-se no feed do mesmo;
12 – Posta-se nos Stories onde é possível inserir o link para a notícia que foi copiado do site;
13 – Agora é hora da lista de e-mails (técnicos e/ou docentes). Abre o Gmail e escreve o email com as informações, card e links citados.
Escrever sobre esse passo-a-passo, tem uma única intenção: mostrar que o processo não é tão simples, que demanda tempo e que prazos precisam serem respeitados.
Desses 13 passos citados, ainda houve omissão intencional de outros que nem sempre são solicitados como:
1 – Solicitação da divulgação no site geral da UFRB. A UFRB não divulga no seu site principal notícias que ela entende que seu público-alvo está restrito ao CCS, por exemplo;
2 – Publicação em mais de um site como Mestrado + CCS.
As solicitações que chegarem fora da antecedência solicitada acima pela ASCOM poderão não serem atendidas por não haver tempo hábil de preparação/divulgação.
Em relação aos Editais, estes seguem um atendimento diferenciado, pois é conhecido que nos cronogramas, as datas são sequenciais/imediatas a depender da etapa. Ainda assim, solicita-se às Comissões o cuidado com o horário limite das etapas, pois após o horário administrativo não será possível atender à demanda.
Solicitações de Atualização nos Sites administrados por esta Ascom/CCS (Site do CCS/Site dos Mestrados). A lógica de prazo de solicitação e atendimento é a mesma.
Para Solicitação de Transmissão via TV UFRB (Ascom de Cruz), o prazo mínimo solicitado é de 5 dias e o link para esta demanda é o seguinte: https://ufrb.edu.br/ascom/component/chronoforms5/?chronoform=ver-servico&id=12&Itemid=893
O CCS não conta atualmente com o serviço de fotografia em eventos e nem em demais ações. Os organizadores que quiserem divulgar fotos dos seus eventos, solicitamos que envie as fotos para o email da Ascom/CCS (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.), seja em anexo ou como um link do Google Drive, por exemplo.
Para demandas aqui não relacionadas e pouco comuns, cada uma terá seu prazo de atendimento negociado como demandante.