Gestão da extensão na UFRB está mais moderna, eficiente e transparente

As universidades públicas brasileiras têm substituído os formulários analógicos por sistemas digitais, que trazem mais transparência e agilidade para a gestão pública. Na Universidade Federal do Recôncavo da Bahia, o lançamento do módulo de extensão no Sistema Integrado de Gestão das Atividades Acadêmicas (SIGAA) é mais um passo para tornar a gestão moderna e eficiente.
Registro de atividade, inscrições em eventos, download de certificados, envio de relatórios, agora são feitos no SIGAA, sistema já conhecido e utilizado pela comunidade acadêmica da UFRB. Aos poucos, a gestão da extensão deixa de ser realizada por meio de formulários impressos, envio de e-mails, planilhas, e passa a funcionar de forma integrada no Sistema da instituição.
Os fluxos, dentro do módulo de extensão, são baseados nos formulários e procedimentos já conhecidos pela comunidade acadêmica. O registro e a certificação são atribuições da Pró-Reitoria de Extensão, mas dependem de ações da Gestão de Extensão dos centros de ensino, das áreas de conhecimento e dos coordenadores das atividades, conforme a Resolução 38/2017, que prevê a gestão da extensão de forma descentralizada. Um dos avanços alcançados com a adoção do sistema é a uniformização dos procedimentos praticados em todos os setores e campi da Universidade.
“A padronização garante, por um lado, a qualidade em todos os processos organizacionais da extensão universitária da UFRB, no contexto de sua realidade de multicampia; e por outro, o estabelecimento de diálogo permanente que estimula a participação social dos sujeitos envolvidos, tanto da UFRB como de outros setores da sociedade, a partir de princípios de transparência e de democracia”, avalia a Pró-Reitora de Extensão Tatiana Velloso.
O SIGAA foi desenvolvido pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), e implantado em mais de 80 instituições de ensino no país. Recebido pela Proext em dezembro de 2019, o módulo de extensão, no SIGAA, passou por um processo de customização, realizado pela Coordenação de Tecnologia da Informação (Cotec), a partir de testes realizados pela equipe da Proext e da colaboração da Gestão de Extensão e do Núcleo Acadêmico dos centros.
Para orientar as comunidades acadêmica e externa na transição, a Proext publicou guias e tutorias sobre o uso do Módulo de Extensão em sua página. Os gestores de extensão também estão capacitados para prestar auxílio aos usuários com dúvidas.

Tércio Menezes, chefe do Núcleo de Gestão de Documentação, esclarece que o módulo está sendo disponibilizado gradativamente, na medida em que a Cotec desenvolve as ferramentas. “Já estão disponíveis as funções de registro, apresentação de relatórios e certificação de atividades. Na segunda etapa de implantação, vamos disponibilizar as funções: editais de extensão e submissão de atividades de extensão na modalidade de prestação de serviços e consultoria. Está prevista também a implantação do módulo de eventos, que irá disponibilizar a toda comunidade acadêmica as funções: gerenciamento de eventos; recepção, distribuição, avaliação; e certificação de avaliadores e apresentadores de trabalhos acadêmicos”, informa Tércio Menezes.
No caso de instabilidade ou indisponibilidade do SIGAA, a Cotec, responsável pela Tecnologia da Informação na UFRB, deve ser acionada por meio do Help Desk da instituição. Os usuários devem comunicar a abertura de chamado à Gestão de Extensão do seu centro de ensino.
Para acessar o Módulo de Extensão, docentes (ativos ou aposentados), discentes e técnico-administrativos (ativos ou aposentados), devem fazer login no SIGAA e escolher a aba “Extensão”. As três categorias podem registrar e coordenar ações de extensão, bem como baixar certificados e consultar informações. A plataforma funciona em qualquer navegador e sistema operacional, basta que estejam atualizados.
A comunidade externa tem acesso à página pública do SIGAA para se inscrever em eventos e acessar certificados.
O planejamento é um elemento importante para conseguir certificar as atividades de extensão na UFRB. O módulo de extensão não permite o cadastro de propostas com datas anteriores ao início do cadastro. È preciso registrar a atividade, no mínimo, dez dias antes da data prevista para a sua realização. Somente após o registro, a atividade pode ser, oficialmente, executada e certificada.
A extensão universitária é um processo interdisciplinar, educativo, cultural, científico e político que promove a interação transformadora entre a universidade e outros setores da sociedade, orientada pelo princípio constitucional da indissociabilidade com o ensino e a pesquisa.
Ao incorporar a extensão no SIGAA, a UFRB uniformiza os procedimentos de avaliação, registro, execução, conclusão das ações, e torna as etapas mais ágeis e eficientes. Além de facilitar todos os processos, o Sistema contribui para o fortalecimento da extensão universitária, na medida em que facilita as consultas e a extração de dados para avaliação, direcionamento de ações e comunicação à sociedade.